Banabi Takım Kurulum Etkinlikleri

Yemeksepeti bünyesinde hizmet vermeye başlayan, market ürünlerinin anında teslim edilmesi için Yemeksepeti IOS ve Android uygulaması içinde hayata geçen Banabi’nin geliştirme takımı da artık belli oldu: Los Galacticos!

Banabi’nin teknoloji hikayesine Yemeksepeti Medium hesabımızda değinmiştik. Şimdi de bu takımın nasıl kurulduğundan ve takım kurulum etkinliklerinden size bahsedeceğim.

Banabi hayatımıza girdiğinde IT’deki neredeyse tüm takımlar işin ucundan tuttu. Ama canlıya çıktıktan sonra sadece bu projeyle ilgilenen bir takıma ihtiyaç duyduk. İlk çağrımız kattaki arkadaşlarımıza oldu, gerekli pozisyonlar açıklandı, bu takıma dahil olmak isteyenlerle takım kuruldu.

Banabi için Product Backlog, gidilmek istenen yer ve takımdaki kişiler artık belliydi ancak net olmayan şeyler vardı. Takımın birlikte çalışma şeklini netleştirmek, birbirlerinden beklentilerini belirlemek, takım anlaşmaları yapmak için bir araya gelmeye ihtiyaç vardı. Takımdan da gelen bilgileri değerlendirince tam günlük bir oturum planladım. Yetmedi, ikinci gün devam ettik 🙂

Hem benim için hem de takım için bir ilk olan bu etkinlik serisi içinde bir çok deneyim barındırıyor. Siz de takım kurulumu etkinlikleri yapıyorsanız ya da yapacaksanız paylaşacaklarım işinize yarayabilir.

Etkinliği planlarken takımdan bilgi toplayarak(*) neye ihtiyaçları olduğunu öğrendim, kendi yapmak istediklerimle birleştirdim ve şöyle bir ajanda çıktı ortaya:

• Ice Breaker etkinliği olarak Personal Mapping
• Takım isimlendirme çalışması
• Scrum Refresher
• Definition of Done belirleme
• Roles&Expectation workshop ve Motto belirleme
• Decision Making
• Best Practices

Günün özeti
Uygulamaya geçtiğimizde Personal Mapping beklediğimden uzun sürdü, bir yandan da çok güzel bir enerji yakaladığımız için kısa tutmak istemedim.
Herkes zaten Agile ve Scrum eğitimi aldığı için Scrum Refresher’ı akıştan, daha sonra gerçekleştirmek üzere, çıkardım.
Roles&Expectation ile başlayan öğleden sonraki oturumda da oldukça yoğun ve yorucu bir gün olduğu için Best Practices kısmını ikinci güne bıraktık.
Etkinlikler bittiğinde daha bir takım olduk sanki 🙂 Yüzler gülüyordu.

Etkinlik Öncesi Hazırlık

Bir akşam önceden çalışacağımız odayı etkinliğe hazır hale getirdim.

• Ajandadaki oturumları herkesin görebileceği gibi tahtadaki kağıtlara çizdim. Önceden tüm ajandayı tek kağıda çizmeyi planlamıştım ama hem programda değişiklik olma ihtimaline karşı hem de başka takımlarda da benzer etkinliği yaparsam diye modüler şekilde başlıkları ayırmanın daha çok işime yarayacağını düşündüm.
• Zaman aralıklarını yapışkan kağıtların üstüne yazıp, oturum kağıtlarının üstüne yapıştırdım. Böylece zamanda değişiklik yapma ihtiyacı hissedersek sadece yapışkan kağıtların üstündeki yazıyı değiştirmem yetecekti.
• Roles&Expectation için gerekli posterleri hazırladım.
• Renkli kalemleri, boş A4 kağıtları ve yapışkan kağıtları odada hazır hale getirdim.
• Tüm etkinliklerin amacını, sürelerini ve nasıl uygulanacağını gösteren ekranlar hazırlayıp perdeye yansıttım. Böylece hepimiz hızlıca aynı noktaya gelebildik.

Etkinlik günü

Sabah, takımın halletmesi gereken bir kaç işten dolayı 45dk kadar geç başladık. Biraz panikledim ama neyseki modüler yapı sayesinde duruma göre gözlemleyip adapte olabilirdik. Be Agile! 🙂

Takım bir araya gelince kısaca gün boyunca neler yapacağımızdan bahsettim.

Parti Başlasın 😀

Buradan itibaren fuşya tonlarında göreceğiniz fotoğraflar oturumun başlığını gösteriyor. Yazıyı okurken en iyi deneyimi geniş ekranda yakalayabilirsiniz 😉 “Takım için hatırlatıcılar” şeklindeki bölümler, etkinlik sırasında takım için paylaştığım ekranlardaki açıklamaları içeriyor.

Ice Breaker etkinlikleri bir takım fasilitasyonunda yapmayı en sevdiğim şeylerden biri. Takımı konuşmaya hazırlayan, varsa sabah mahmurluğunun atılmasına yardımcı olan, enerjiyi yükselten, yüzleri güldüren etkinlikler olarak görüyorum. Personal Mapping, mind mapping uygulamasından türemiş, kişinin kendine odaklanmasını sağlayan bir yaklaşım. Herkes adını kağıdın merkezinde olacak şekilde yazar. Sonra kendi ile ilişkili aklına gelen konuları dallandırıp detaylandırmaya başlar.

Takım için hatırlatıcılar

Amaç: Takımdaki kişilerin birbiri hakkında bilgi edinmesini ve bunu yaparken eğlenmesini sağlamak.

Süre: 50 DK (Başlangıçta 20 dk planlamıştım ama beklediğimden uzun ve eğlenceli ilerleyince kesmek istemedim.)

Yöntem: Boş bir kağıda herkes kendi hakkında kişisel bilgileri, birbiriyle ilişkilendirerek 10 dk içinde yazar/çizer. Çizimler duvara asılıp galeri oluşturulur. 40 dk içinde herkesin paylaşımı üzerine konuşulur. Varsa sorular cevaplanır.

Konu başlıklarına öneriler:

• Aile
• Eğitim
• Hobiler
• En sevdiğin çizgi film kahramanı/süper kahraman/idol
• Karakter özellikleri
• Değerler
• Sevdiğin kitaplar/müzikler/filmler/diziler
• Hedefler
• Kendinle ilgili ilginç bir gerçek

Personal Mapping: Sol camda galeri ve takımın paylaşım anı

Takıma kolaylık olsun diye çizimleri sırasında konu başlıklarını ekrana yansıttım.

Böylece herkes hangi başlıklar hakkında yazabileceğini ve hızlıca hatırladı. Ara ara kalan zamanı da hatırlattım, çizim işlemimiz sıkıntısız tamamlandı. Paylaşım kısmında baktım ki takım çok eğleniyor, birbirlerine sorular soruyor ve çokça “aa ben de onu seviyorum/yapıyorum” anları yaşanıyor tadını çıkarabilmeleri için süreyi uzattım 😉

Personal Mapping’de bolca konuştuğumuz için ortak noktalar da ortaya çıkmaya başladı.

Takım için hatırlatıcılar

Amaç: Takım olarak bizi temsil edecek ismi bulmak ve logoya karar vermek

Süre: 20 DK

Yöntem: Personal Mapping çalışmasından elde edilen sonuçlarla ortak bir isme gitmek ya da sonraki sayfada yer alan ipuçlarından faydalanmak.

Team Naming çalışması

Takım, hızlıca aklına gelen alternatifleri tahtada topladı. Herkese üç oy hakkı verdik, dot-voting yöntemi ile takımın ismi Los Galacticos olarak belirlendi.

Personal Mapping çalışması beklediğimden uzun sürdüğü için bu çalışmayı daha sonra yapmak üzere atladım. Takımdaki herkes hem Agile&Scrum eğitimi aldığı hem de bir Scrum takımından geldiği için temel bilgilere sahipler.

Bu çalışmayı yapabilmiş olsaydık çok hızlıca roller, etkinlikler ve eserlerin üzerinden geçip işin daha çok felsefesine değinecektim. Yani, Scrum’ın Empiricism üzerine kurulu olduğundan; nerelerde şeffaflık, gözlem ve adaptasyon olduğunu tartışmaya açıp 5 Scrum değerine geçiş yapacaktım. Takım içinde yaşabilecek bir iki vakayı bu Scrum değerleriyle nasıl yorumlayabileceklerine örnek verecektim.

Definition of Done(DoD), takım üyelerinin “çalışmanın tamamlanmasının ne demek olduğu” konusunda ortak bir anlayışa sahip olmaları, şeffaflığı sağlamaları ve kaliteyi korumak/iyileştirmek için hazırladığı bir tanımlama. Bunu yapmak için MoSCoW(**) önceliklendirme yöntemi ve 1–2–4-ALL(***) karar alma yöntemlerini birleştirip takıma şunu soruyorum “Sence bir işin, kaliteli çıktı üretmesi için MoSCoW’a göre hangi adımlardan geçmesi gerekir?”

MoSCoW için özet geçecek olursam:

Must: Olmazsa olmaz.

Should: Olmalıydı, şimdiye kadar yapmadık acısını çekiyoruz, eklesek iyi olur.

Could: Olsa iyi olur.

1–2–4-ALL ise, bir konuda fikir birliğine varmak için kullanılan bir yöntem. Katılımcılara ne konuda bilgi almak isterseniz herkesin tek başına bir kağıda yazmasını istiyorsunuz. İkinci adımda iki kişinin fikirlerini birleştirmesini istiyorsunuz. Üçüncü aşamada iki tane ikili grup bir araya gelip 4 kişi maddelerini birleştiriyor. Son aşamada ise tüm grup fikirlerini birleştiriyor ve ortak fikir(ler)e varılmış oluyor.

Takım için hatırlatıcılar

Amaç: İşlerin istenen kalitede teslim edilmesi ve takım tarafından bir işin tamamlanmış olarak kabul edilmesi için yapılması gereken adımların belirlenmesi.

Süre: 60 DK

Yöntem: MoSCoW ile önceliklendirip, 1–2–4-ALL tekniğiyle ortak noktaya varmak.

Definition of Done belirleme etkinliği

DoD belirleme çalışması bittiğinde tahta üç aşağı beş yukarı böyle görünüyor. 1–2–4-ALL sonundaki “ALL” kısmını grupların çıktısını tartışmalarını sağlayarak fikir birliğine varmalarını ve Must, Should, Could alanlarında nereye yerleştirmek istediklerine karar vermeleri için yardımcı oluyorum. Bu çalışmaya eklediğim bir başka adımsa Team Board’larındaki akış sütunlarını belirlemek. Şimdiye kadar edindiğim deneyimlerde, takımlar DoD belirlese ve bunu görünür kılsa bile adımları atlayabiliyorlar. Bu yüzden bu çalışmayı daha somut hale getirmek için aldıkları kararları board üzerinde nasıl yerleştirebileceklerini görünür ve anlaşılır kılmalarını sağlıyorum.

Bana göre takım olmanın temellerinden biri de kişilerin birbirinden beklentilerini açık bir şekilde biliyor olması. Bizim şirket yapılanmamızda takımların çoğu cross-functional ve takımdaki herkes geliştirici, bu yüzden temel roller Developer, Scrum Master ve Product Owner. Ancak yetkinlik bazında(Analist/QA gibi) birbirimizden beklentilerimizi de anlamamız gerekiyor. Bunu netleştirmek için Roles&Expectations(****) çok etkili bir yöntem.

Takım için hatırlatıcılar

Amaç: Takımdaki tüm roller birbirinden ne bekliyor, ortak fikirle ortaya çıkarmak.

Süre: 2 saat

Yöntem: Gruplar oluşturulur. Gruplardan, duvarda yazılı roller için beklentilerini 3’er dakikalık sürelerde yazması beklenir. Gruplar dönüşümlü olarak tüm rollerin üstünden geçer, yazılı madde için hemfikirlerse madde yerinde kalır. İsterlerse yeni madde de ekleyebilirler. Yazılı maddeyi tüm rollerin yapması gerektiğini düşünürlerse ALL kısmına, maddeye katılmıyorlarsa DISCUSS kısmına taşırlar.

Roles&Expectation uygulamasında, duvarda her rolün yazılı olduğu büyük bir kağıt yer alıyor. Kağıdın üst yarısı rolden beklenenlerin yazıldığı alan. Gruplar dönüşümlü olarak tüm rolleri ziyaret ediyor. Üstte yazılan maddelere katılıyorlarsa orada bırakıyorlar. İsterlerse yeni bir beklenti yazıyor. Ziyaretleri sırasında yazılan maddeye katılmıyorlarsa kağıdın sağ alt yarısındaki “Discuss” bölümüne ya da o beklenen şeyi takımdaki herkesi yapmasını bekliyorlarsa sol alttaki “All” bölümüne taşıyorlar. Tüm rollerin üzerinden geçildikten sonra Discuss altında madde kalmayana kadar o konuyu tartışıp doğru role ve doğru ifadeyle adresliyoruz. All başlığındakileri bir araya getirip takımın ortak değerlerinden bir motto üretiyoruz.

Burada amacım Scrum çerçevesindeki ihtiyaçlara yönelik kararları almak. Hatırlatıcı eşliğinde adım adım tüm karar alımlarını yaklaşık yarım saat içinde tamamladık.

Takım için hatırlatıcılar

Amaç: Aşağıdaki başlıkları netleştirmek:
Scrum Master kim olsun?
Sprint süresi ne kadar olsun?
Review, retro ve planlama günleri ne zaman olsun?
Daily saati ve yeri ne olsun?
Hangi metrikleri tutalım?
Birbirimize nasıl feedback verelim?

Süre: 30 DK

Yöntem: Soru-cevap

Burada sadece “Birbirimize nasıl feedback verelim?” sorusunu derinleştirmek isterim. Yine deneyimlerime dayanarak, kişiler birbirine feedback vermekte zorlanıyor, çekiniyor ya da karşısındakini incinecek hale getiriyor. Bu konuyu da takım için açık hale getirmek için onlara şu soruyu soruyorum ve bir kağıda 5dk içinde yazmalarını istiyorum: “Size nasıl feedback verilsin istersiniz?” Sonra sırayla yazdıklarını birbirlerine okuyorlar, isterlerse birbirlerine soru sorarak netleştiriyorlar. Böylece kime hangi koşulda nasıl bir dille feedback vermeleri gerektiğini birinci ağızdan öğrenmiş oluyorlar.

Etkinliğin buraya kadar olan kısmı ilk gün bitti. İkinci gün kaldığımız yerden devam ettik…

Bu oturumda daha teknik iş kalitemizi yüksek tutmak için detaylara odaklandık. Yaklaşık 3 saat süren oturumla dökümantasyon, test süreçleri, branch yönetimi, versiyon yönetimi vb konularda kararlar aldık.

Takım için hatırlatıcılar

Amaç: İş yapma kalitemizi yüksek tutmak için neler yapabiliriz?

Süre: 3 saat

Yöntem: Soru-cevap

Son notlar

Biraz uzunca bir yazı oldu, umarım okuduğunuza değmiştir:)

Daha önceleri parça parça takım fasilitasyonları yapmıştım ancak bir(+buçuk) gün ve yeni kurulmuş bir takımın kararlarını almasını kolaylaştırmak benim için hem öğretici, hem yorucu hem de eğlenceli oldu.

Etkinlik için hazırladığım ekranlara Slideshare üzerinden ulaşabilirsiniz.

Yiğidi öldür, hakkını yeme:

Bu etkinlik için hazırlanmam, gerekli araştırmaları yapmam ve görselleştirmem yaklaşık iki haftamı aldı. Bu süreçte kullandığım yöntemleri öğrendiğim kaynakları da paylaşmak ve kişilere de teşekkür etmek isterim:

(*) Etkinliği planlayabilmem için ihtiyaçları netleştirme konusunda bana destek olan Güleser Gülen Gül’e, tüm gününü bana inanıp ve güvenip etkinliğe ayıran ve ilgilerini hiç kaybetmeyen Los Galacticos takımına teşekkür ederim.

(**) MoSCoW yaklaşımını DoD için uyarlama yöntemini öğrettiği için ACM Agile koçlarından Umut Arısoy’a teşekkür ederim 😉

(***)1–2–4-ALL tekniği ile Agile Mentor Academy’nin düzenlediği IC Agile tarafından akredite edilen Agile Takım Fasilitatörü Eğitimi’nde Tolga Kombak ve Gülnur Bayhan’dan öğrendim. Yöntem bildiğim kadarıyla ilk kez Liberating Structures tarafından duyuruldu.

(****) Roles&Expectations çalışmasının nasıl yürütüldüğünü Delivery Hero’nun Senior Agile Coach’u Benjamin Niemack’in Yemeksepeti ziyaretinde öğrendim.